Contabilizar nóminas es registrar el gasto y el pago de los salarios del personal de la empresa, empezando por el coste salarial y todas la deducciones pertinente que son obligatorias por ley.
Ten en cuenta que este proceso es fundamental para cualquier empresa, ya que los salarios representan uno de los mayores gastos operativos de la misma.
La nómina no solo incluye el salario bruto de los empleados, sino también cualquier plus, anticipo, embargo, horas extras y otros componentes salariales.
Las deducciones pueden incluir retenciones de I.R.P.F., contribuciones a la seguridad social, seguros médicos y cualquier otra retención aplicable.
Pasos para la contabilización de nóminas
Generalmente Recursos Humanos o la gestoría con la que trabajamos nos enviará un informe con todos los conceptos de las nóminas de todo el personal sumado.
Este informe es esencial para el proceso de contabilización, ya que proporciona un desglose detallado de cada componente del salario, desde el sueldo base, pluses, nocturnidad, hasta las deducciones y retenciones.
Debemos revisar este informe para asegurarse de que todos los datos sean correctos y estén completos antes de proceder con el registro contable.
Como contables, debemos de contabilizar cada concepto en la cuenta contable correspondiente, empezando por el salario base y diferentes pluses que pueden tener ciertos trabajadores, como nocturnidad, y las deducciones de seguridad social e impuestos se registran en cuentas de pasivos correspondientes.
Cuentas contables
- 640 Sueldos y salarios: Esta cuenta contable se utiliza para registrar el importe bruto de los sueldos y salarios devengados por los empleados de la empresa.
- 641 Indemnizaciones: Aquí contabilizaremos las indemnizaciones pagadas, que pueden incluir compensaciones por despido, pagos por finalización de contratos o cualquier otro tipo de indemnización laboral.
- 642 Seguridad Social a cargo de la empresa: Esta cuenta recoge las contribuciones que la empresa debe pagar a la Seguridad Social por sus empleados. Incluye las cuotas de desempleo, pensiones y otros beneficios sociales.
- 465 Remuneraciones pendientes de pago: Aquí registraremos las remuneraciones devengadas por los empleados que aún no han sido pagadas, representando una deuda de la empresa con sus empleados hasta el momento en que se realice el pago.
- 476 Organismo de la Seguridad Social, acreedores: Se utiliza para contabilizar las cantidades que la empresa debe a la Seguridad Social., incluyendo las contribuciones tanto de la empresa como de los empleados que han sido retenidas.
- 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas: Se usa para las retenciones realizadas sobre los salarios de los empleados, generalmente la retención de I.R.P.F.
Asientos contables nóminas
A continuación tienes los asientos contables que se realizan cuando contabilizamos nóminas
Asiento contable de nómina | Debe | Haber |
---|---|---|
640 Sueldos y salarios | X | |
641 Indemnizaciones | ||
476 Organismo de la Seguridad Social, (retención trabajadores) | X | |
4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | X | |
465 Remuneraciones pendientes de pago | X |
Asiento contable seguridad social empresa | Debe | Haber |
---|---|---|
642 Seguridad Social a cargo de la empresa | X | |
476 Organismo de la Seguridad Social (seguridad social empresa) | X |
Estos son los asientos contables base, luego cuando corresponda realizaremos el pago de los salarios y de los seguros sociales cuando los carguen en cuenta.
Ejemplo de cómo contabilizar nóminas
Un almacén que tiene 13 trabajadores va a pagar a final de mes los salarios de los mismos. Antes de finalizar el mes la gestoría nos envía los costes totales de los salarios desglosados por conceptos, como te muestro en la siguiente imagen.
Ahora vamos a realizar el asiento contable de la nómina según los datos del documento, teniendo en cuenta las siguientes cuentas contables de gasto que habremos creado en nuestro programa contable:
- 640001 Salario base
- 640002 Paga Extra
- 640003 Nocturnidad
- 640004 Manutención
- 640005 Plus transporte
Ten en cuenta que las deducciones, tenemos la retención de I.R.P.F. que va a la cuenta 475100 y las retenciones de seguridad social (Cotización de Cont. Comunes, Formación Profesional y Desempleo) que va a la 476001.
Ahora con todos los costes en nuestra mano, procedemos a realizar los asientos contables de las nóminas.
Asiento contable nóminas | Debe | Haber |
---|---|---|
640001 Salario base | 31.248,56 | |
640002 Paga Extra | 5.185,32 | |
640003 Nocturnidad | 1.193,78 | |
640004 Manutención | 1.089,05 | |
640005 Plus transporte | 3.576,54 | |
475100 Hacienda Pública retención I.R.P.F. | 6.160,07 | |
476001 Organismo de la Seguridad Social, acreedores | 2.835,59 | |
465000 Remuneraciones pendientes de pago | 33.297,59 |
Como puedes ver tenemos todos los conceptos contabilizados relacionados con el coste de los trabajadores, ahora vamos a contabilizar los gastos de seguros sociales de empresa, que dentro del documento viene en la parte inferior llamado “Seguridad Social Empresa”.
Asiento contable seguridad social empresa | Debe | Haber |
---|---|---|
642001 Seguridad Social a cargo de la empresa | 14.016,19 | |
476001 Organismo de la Seguridad Social (seguridad social empresa) | 14.016,19 |
Llega el día del pago de las nóminas, se emite la remesa de nóminas por banco.
Asiento contable pago nóminas por banco | Debe | Haber |
---|---|---|
465000 Remuneraciones pendientes de pago | 33.297,59 | |
572001 Banco Santander | 33.297,59 |
Y al mes siguiente nos cargan en cuenta los seguros sociales que tenemos pendiente de pago, dónde se incluye la retención de los trabajadores (2.835,59€) y los seguros sociales de la empresa (14.016,19€).
Asiento contable pago seguros sociales | Debe | Haber |
---|---|---|
465000 Remuneraciones pendientes de pago | 16.851,78 | |
572001 Banco Santander | 16.851,78 |
Y este sería el proceso completo de cómo contabilizar nóminas, un ejemplo real que puedes encontrarte en cualquier empresa.