Para empresas y autónomos, contabilizar correctamente una multa de tráfico es fundamental, ya que representa un gasto que debe reflejarse en los libros contables conforme al Plan General de Contabilidad (PGC).
Una multa de tráfico es una sanción económica impuesta por un organismo oficial (Guardia Civil, Policía Local, etc.) debido a infracciones del código de circulación, tales como exceso de velocidad, estacionamiento indebido o no respetar señales de tráfico. Estas sanciones pueden notificarse dejando el aviso en el parabrisas del vehículo o enviándose por correo al domicilio del titular, especialmente si el vehículo está registrado a nombre de una empresa.
Hay que tener en cuenta que las multas presentan particularidades en cuanto a su tratamiento en el Impuesto sobre Sociedades y el IRPF, veamos todo el proceso de su contabilización.
Consideraciones antes de contabilizar una multa de tráfico
Antes de registrar una multa de tráfico en la contabilidad, debemos analizar varios factores que afectan tanto su registro como su tratamiento fiscal. A continuación, te detallo los más importantes:
Origen de la notificación
Es importante identificar si la multa fue notificada mediante un aviso en el parabrisas del vehículo o enviada por correo al domicilio del titular, así documentaremos adecuadamente el origen de la sanción y cumplir con los requisitos de notificación, especialmente en caso de presentar alegaciones.
Importe de la multa
El importe exacto de la sanción debe quedar claro. En España, muchas multas ofrecen un descuento del 50% si se abonan dentro del plazo voluntario (habitualmente, 20 días naturales desde la notificación).
Por ejemplo, una multa de 200 euros puede reducirse a 100 euros si se paga en ese periodo, lo que afecta directamente al registro contable.
Inclusión de impuestos
Las multas de tráfico no están sujetas a IVA, ya que constituyen sanciones administrativas y no operaciones económicas.
Deductibilidad fiscal
Las multas de tráfico no son deducibles fiscalmente según el artículo 15 de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades, considerándose las multas y sanciones administrativas gastos no deducibles.
Esto implica que, aunque se registren en la contabilidad, será necesario realizar un ajuste positivo en la declaración de impuestos, incrementando la base imponible por el importe de la multa.
Responsable de la infracción
Es esencial determinar quién cometió la infracción: un empleado, un administrador o la propia empresa.
Si un empleado incurre en la multa durante el desempeño de su trabajo, la empresa puede optar por pagarla y, posteriormente, descontársela al trabajador en nómina, pero es una decisión interna de la empresa.
Si la multa fue causada por un empleado durante su jornada laboral, la empresa puede descontar el importe de su salario, siempre que lo permita el convenio, y exista consentimiento del trabajador, aunque este descuento se gestiona en la contabilización de la nómina y no afecta el registro inicial de la multa como gasto de la empresa.
Tratamiento contable
El PGC no dedica una sección exclusiva a las multas de tráfico, pero establece criterios claros para su registro, siendo las multas y sanciones administrativas, como las de tráfico, gastos excepcionales y deben contabilizarse en la cuenta 678 Gastos excepcionales.
Para facilitar la identificación y el control de estos gastos, es recomendable crear una subcuenta específica dentro de la 678, por ejemplo, 678100 Multas de tráfico, ya que permite localizar rápidamente estos movimientos y realizar los ajustes fiscales pertinentes, dado que, como se ha explicado, las multas no son deducibles.
Cuentas contables utilizadas para multas de tráfico
- 678 Gastos excepcionales
- 478 Administraciones públicas, acreedoras por multas y sanciones (esta cuenta se debe crear, en realidad se crea una subcuenta, que puede ser 478100 Acreedora por multas de tráfico)
- 551 Cuenta corriente con socios y administradores (si corresponde reembolso)
- 572 Bancos
- 460 Anticipos de remuneraciones (en caso de descuentos en nómina)
Asiento contable básico para una multa de tráfico
A continuación, se presenta el asiento contable estándar para registrar una multa de tráfico pagada directamente por la empresa, suponiendo un importe de 100 euros tras aplicar el descuento por pronto pago:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 678 Gastos excepcionales | 100 | |
| 478 Acreedora por multas de tráfico | 100 |
Este asiento se realiza en el momento de recibir la notificación de la multa, posteriormente, cuando se efectúa el pago, se realiza el siguiente asiento:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 478 Acreedora por multas de tráfico | 100 | |
| 572 Bancos | 100 |
En este proceso, la cuenta 478 refleja la deuda con la administración, mientras que la 572 registra la salida de fondos de la cuenta bancaria de la empresa.
Ejemplos prácticos
Para ilustrar el proceso contable, se presentan tres escenarios habituales, cada uno con su explicación y los asientos correspondientes.
Ejemplo 1: Multa pagada directamente por la empresa
La empresa “Transporte Rápido SL” recibe una multa de 200 euros por estacionamiento indebido. Se acoge al pago voluntario, beneficiándose de un descuento del 50%, por lo que el importe final es de 100 euros.
Paso 1: Registro de la multa al recibir la notificación
| Asiento contable gasto multa de tráfico | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 678 Gastos excepcionales | 100 | |
| 478 Acreedora por multas de tráfico | 100 |
Paso 2: Pago de la multa desde la cuenta bancaria
| Asiento contable pago multa de tráfico | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 478 Acreedora por multas de tráfico | 100 | |
| 572 Bancos | 100 |
La multa se reconoce como un gasto excepcional y una deuda con la administración, y al abonarla, se cancela la obligación y se refleja la salida de fondos de la cuenta bancaria. Este es el caso más directo y frecuente.
Ejemplo 2: Multa pagada por el administrador y reembolsada por la empresa
El administrador de “Logística Express SL” paga una multa de 100 euros por exceso de velocidad mientras utiliza un vehículo de la empresa. Posteriormente, solicita el reembolso.
Paso 1: Registro de la multa
| Asiento contable gasto multa de tráfico | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 678 Gastos excepcionales | 100 | |
| 478 Acreedora por multas de tráfico | 100 |
Paso 2: Pago de la multa por el administrador (registro de deuda con él)
| Asiento contable reembolso multa de tráfico | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 478 Acreedora por multas de tráfico | 100 | |
| 551 Cuenta corriente con socios y administradores | 100 |
Paso 3: Reembolso al administrador
| Asiento contable pago multa de tráfico | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 551 Cuenta corriente con socios y administradores | 100 | |
| 572 Bancos | 100 |
La empresa reconoce el gasto y la deuda con la administración. Cuando el administrador paga la multa, se registra una obligación hacia él, que se cancela al efectuar el reembolso desde la cuenta bancaria. Este supuesto es frecuente en pequeñas empresas donde el administrador gestiona pagos personalmente.
Ejemplo 3: Multa pagada por la empresa y descontada del salario del empleado
Un empleado de “Distribuciones Urbanas SL” recibe una multa de 150 euros por no respetar una señal de stop mientras conduce un vehículo de la empresa. La empresa paga la multa y posteriormente descuenta el importe de la nómina del trabajador.
Paso 1: Registro de la multa
| Asiento contable gasto multa de tráfico | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 678 Gastos excepcionales | 150 | |
| 478 Acreedora por multas de tráfico | 150 |
Paso 2: Pago de la multa
| Asiento contable pago multa de tráfico | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 478 Acreedora por multas de tráfico | 150 | |
| 572 Bancos | 150 |
Paso 3: Descuento en la nómina del empleado
| Asiento contable descuento multa de tráfico | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 460 Anticipos de remuneraciones | 150 | |
| 572 Bancos | 150 |
La empresa asume inicialmente el gasto, pero lo compensa descontando el importe de la nómina del empleado. Este ajuste se refleja en la contabilidad de nómina mediante la cuenta 460, que recoge anticipos o ajustes en las remuneraciones, para cuando se realice la nómina, este importe ya se encuentre descontado del neto.