Cómo contabilizar la compra de mercaderías | Asientos contables con ejemplos prácticos

Contabilizar la compra de mercaderías es una de las operaciones más habituales en la contabilidad de una empresa comercial, ya que cuando hablamos de mercaderías, nos referimos a los bienes adquiridos con la intención de revenderlos o de incorporarlos al proceso productivo de la empresa.

Dicho de otra forma, son existencias (inventario) que forman parte de la actividad principal del negocio, por ejemplo, para una tienda de ropa, las prendas compradas a los proveedores para su venta posterior son mercaderías; en cambio, la compra de material de oficina (papel, tinta de impresora) sería un gasto general y no se consideraría una mercadería destinada a la venta.

Aunque las mercaderías adquiridas representan un activo (inventario) para la empresa, en la práctica contable diaria se registran inicialmente como un gasto en la cuenta 600 Compras de mercaderías, y posteriormente, al cierre del ejercicio, se realiza un ajuste de existencias para que en la cuenta de resultados solo figure el coste de las mercaderías efectivamente vendidas.

En este artículo explicaremos paso a paso cómo contabilizar la compra de mercaderías según el Plan General de Contabilidad (PGC) de España, detallando las consideraciones previas, las cuentas contables implicadas y ejemplos prácticos que ayudarán a comprender el proceso.

Consideraciones previas al contabilizar la compra de mercaderías

Antes de realizar el asiento contable de una compra de mercaderías, conviene tener en cuenta varios aspectos importantes:

• Factura definitiva y datos completos: Asegúrate de contar con la factura definitiva del proveedor que incluya todos los datos necesarios: fecha, datos del proveedor, descripción de la mercancía, cantidades, precio unitario, importe total, impuestos (IVA) y condiciones de pago, y es muy importante trabajar con la factura final (no una proforma ni albaranes provisionales) para registrar correctamente la operación.
• Descripción y naturaleza de los bienes: Verifica que los bienes adquiridos sean efectivamente mercaderías para tu empresa, que están directamente relacionados con tu actividad económica principal.
  Si el bien adquirido no está destinado a la venta o a formar parte de tus productos (por ejemplo, mobiliario de oficina, combustible para vehículos, etc.), entonces no se contabiliza como compra de mercaderías.
• Importes netos, gastos adicionales y descuentos: Según las normal del PGC, cualquier coste adicional relacionado con la adquisición debe incluirse en el valor de la compra, y los descuentos comerciales incluidos en factura deben restarse del importe de la mercadería.

Gasto de compra de mercadería y otros gastos incluidos en factura

Si en la factura de tu proveedor vienen incluidos gastos como transporte, seguros, aduanas u otros servicios directamente vinculados a la adquisición de las mercaderías, esos importes se suman al coste de la compra.

Es decir, se contabilizan junto con las mercaderías en la cuenta 600 en lugar de llevarlos a cuentas de gasto separadas.

Por ejemplo, si compras mercancía por 1.000€ y en la misma factura te cargan 50€ de transporte, contabilizarás 1.050€ como compra de mercaderías, y no un gasto por compra y otro gasto por transporte.

De forma similar, si la factura refleja algún descuento o rebaja comercial sobre el precio de las mercaderías, dicho descuento reduce el importe a contabilizar.

Siguiendo el ejemplo anterior, si de esos 1.000€ en mercaderías el proveedor aplica un descuento de 50€ en la misma factura, contabilizarás la compra de mercaderías en la cuenta 600 por el importe neto de 950€ (1.000 – 50). Estos descuentos comerciales en factura no se llevan a una cuenta especial, simplemente disminuyen el valor de la compra registrada.

Si el proveedor concede descuentos o bonificaciones después de emitir la factura, su tratamiento contable es diferente, ya que deberemos de verificar el tipo de descuento y aplicar su cuenta contable específica, pero en este artículo no nos vamos a centrar en ello, ya que es un documento futuro a la factura de compra de mercaderías, que en este momento actual no tenemos conocimiento.

Cuentas contables involucradas en la compra de mercaderías

• 600 – Compras de mercaderías
• 400 – Proveedores
• 570 – Caja (efectivo)
• 572 – Bancos (cuentas bancarias)
• 472 – Hacienda Pública, IVA soportado
• 606 – Descuentos sobre compras por pronto pago
• 608 – Devoluciones de compras y operaciones similares
• 609 – Rappels (descuentos por volumen) en compras

Nota: Las cuentas 606, 608 y 609 se emplean en situaciones específicas de descuentos o devoluciones posteriores a la compra, no suelen aparecer en el asiento inicial de la compra salvo que apliquen en ese momento.

Las incluimos aquí para que las conozcas, aunque en los ejemplos básicos a continuación nos centraremos en las cuentas más comunes 600, 472, 400, 57X.)

Asiento contable de una compra de mercaderías

El asiento contable para contabilizar una compra de mercaderías sigue la lógica de registrar en el debe los gastos o costes y en el haber la obligación de pago o la salida de dinero.

Debemos tener también en cuenta el I.V.A. de la operación, una I.V.A. que vendrá especificado en factura, aunque la mayoría de facturas tiene I.V.A., es posible que algunas se encuentren exentas del impuesto según la ley tributaria.

En consecuencia, el asiento básico será:

Y luego realizaríamos el asiento contable del pago de la compra de mercaderías:

Y este el procedimiento normal de contabilización, en la siguiente sección encontrarás ejemplos prácticos para entenderlo a la perfección.

Ejemplos prácticos de contabilización de compras de mercaderías

Para afianzar estos conceptos, desarrollaremos tres ejemplos con datos ficticios, donde cada ejemplo incluye una situación que puede darse en cualquier empresa, para que comprendas la lógica de la contabilización.

Ejemplo 1: Compra de mercaderías a crédito (pago diferido)

La empresa Almacenes ABC, S.L. compra mercaderías (por ejemplo, productos para revender en su tienda) al proveedor Proveedor XYZ por valor de 1.000€ el 1 de marzo.

La factura incluye un IVA del 21%, por lo que el IVA asciende a 210 € adicionales, siendo el total de la factura 1.210€.

Se acuerda que el pago se realizará a 30 días, es decir, queda pendiente de pago hasta el 31 de marzo, y revisando la factura vemos que no hay descuentos ni gastos adicionales en la factura, solo el importe de la mercancía e IVA.

Realizaremos dos asientos: uno al recibir la factura (registro de la compra) y otro cuando efectuemos el pago al proveedor más adelante.

Primer asiento:

Al recibir la factura, reconocemos el gasto de la mercadería comprada cargando la cuenta 600 por 1.000€, que es el coste neto de los bienes.

También cargamos la cuenta 472 por 210€ para reflejar el IVA soportado que pagaremos (y luego podremos compensar en la liquidación de IVA).

En el haber, abonamos la cuenta 400 Proveedores por 1.210€, reconociendo la deuda total con el proveedor XYZ.

Desde este momento, nuestra contabilidad muestra que tenemos una obligación de pagar 1.210€ a ese proveedor en el futuro, y a la vez hemos incrementado nuestros gastos (y existencias) en 1.000€ con su correspondiente IVA soportado de 210 €.

Segunda asiento:

Llegada la fecha de pago pactada (30 días después), la empresa realiza la transferencia bancaria al proveedor por el importe acordado de 1.210€.

Cargamos la cuenta 400 Proveedores por 1.210€ para cancelar la deuda que teníamos registrada.

Al cargar la 400, la estamos llevando a cero (antes del pago tenía saldo acreedor de 1.210€, ahora al cargarla por 1.210€ queda saldada).

En el haber, acreditamos la cuenta 572 Bancos por 1.210€, reflejando la salida de dinero de nuestra cuenta bancaria. Después de este asiento, el proveedor queda pagado y nuestra deuda con él es cero.

Ejemplo 2: Compra de mercaderías con pago al contado

La empresa La Boutique, S.A. adquiere mercaderías (por ejemplo, accesorios de moda para su tienda) por 500€ el 15 de agosto, con IVA 21% incluido en la factura (equivalente a 105€ de IVA, ya que 21% de 500 es 105).

En este caso, la compra se realiza al contado, la empresa paga en el momento de la compra en efectivo, es decir, no queda deuda pendiente con el proveedor.

Supongamos que tampoco hay descuentos ni gastos adicionales; el total de la factura sería 605 € (500 + 105).

Al ser una operación pagada al contado, podemos registrar la compra y el pago de manera inmediata, se puede hacer en 1 asiento o en 2 asientos, y generalmente usamos al cuenta de proveedor, ya que debemos registrar al proveedor con sus datos fiscales para luego realizar la declaración de I.V.A.

Te muestro la contabilización en un solo asiento, en caso de querer hacer dos asientos, solo debes separarlos como hemos hecho anteriormente.

Cargamos la cuenta 600 por 500€ para registrar el valor de las mercaderías adquiridas, y la cuenta 472 por 105€ para el IVA soportado correspondiente.

En el haber, la cuenta 400 Proveedores por 605 €, y posteriormente el pago usando la cuenta del proveedor y la cuenta 570 Caja, al pagar en efectivo.

Ejemplo 3: Compra de mercaderías con descuento en factura

La empresa SuperBien, S.L. compra mercaderías a un proveedor por valor de 2.000€.

Al recibir la factura comprobamos que tiene un descuento de 100€, veamos los datos de la factura:

• Gasto: 2.000€
• Descuento: 100€
• IVA 21%: 399€
• Total factura: 2.299€

Procedemos a contabilizar la compra y posteriormente el pago:

Como puedes ver se contabiliza el gasto de compra con el descuento ya aplicado, no se usa otra cuenta o se específica.

Y ahora contabilizamos el pago de la factura: