En numerosas ocasiones, más común en empresas de gran tamaño, deberemos de contabilizar un anticipo de una nómina, una cantidad de dinero que un empleado solicita y recibe de forma adelantada sobre su salario, en otras palabras más técnicas, es un adelanto de una parte del sueldo que el trabajador aún no ha devengado completamente.
Este tipo de adelantos se pueden solicitar por diversas razones, como emergencias financieras, gastos imprevistos o necesidades personales.
En términos de contabilidad, contabilizar un anticipo de nómina implica registrar tanto la salida de dinero de la empresa como el compromiso del empleado de devolver dicho anticipo a través de descuentos en sus futuros sueldos.
En este artículo, te enseñaremos a hacer los asientos contables necesarios y te daremos ejemplos prácticos para entender el proceso a la perfección.
Características de contabilizar un anticipo de nómina
A la hora de contabilizar un anticipo de nómina, es crucial considerar varios factores.
Primero, debemos tener por escrito la solicitud del trabajador solicitando el anticipo, firmada y con fecha, especificando claramente el importe solicitado.
Posteriormente la empresa tiene que responder por escrito aceptando o rechazando la solicitud, ya que no está obligada a conceder el anticipo, aunque existen normativas en diferentes convenios que pueden tratar el tema, por lo que sería conveniente revisarlo.
Una vez concedido, el importe anticipado se descontará en la siguiente nómina o nóminas del trabajador, pudiéndose hacer en una sola nómina o repartirse en varias, dependiendo del acuerdo entre el empleado y la empresa.
El anticipo de una nómina puede tener diferentes implicaciones, por ejemplo, que el anticipo sea parcial o total de una nómina, aunque esta última no es muy común. También hay que destacar si el trabajador cumple con su función a la perfección, dónde será más fácil que se conceda, que un trabajador que cada mes intenta solicitar un anticipo, algo que claramente hace replantearse a la empresa futuros anticipos.
Cuentas contables implicadas
Te detallo las principales cuentas implicadas:
- 460 Anticipos de remuneraciones: Esta cuenta registra el importe de los anticipos concedidos a los empleados, una cuenta de activo que refleja el derecho de la empresa a recuperar el dinero adelantado.
- 57 Tesorería: En esta cuenta se registran los movimientos de dinero en efectivo o en cuentas bancarias, cuando otorgamos el anticipo, se reduce la tesorería de la empresa.
- 640 Sueldos y salarios: Esta cuenta registra el gasto total en sueldos y salarios de los empleados. Al descontar el anticipo en la nómina, se refleja la reducción correspondiente en esta cuenta.
- 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores: En esta cuenta se registran las deudas de la empresa con los organismos de la Seguridad Social, es verdad que los anticipos no afectan directamente esta cuenta, pero es importante tenerla en cuenta en el proceso general de contabilización de nóminas.
- 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas: Esta cuenta se utiliza para registrar las retenciones de impuestos que la empresa debe ingresar a la Hacienda Pública, así que tendremos en cuenta que al descontar el anticipo, se debe ajustar la retención del impuesto sobre la renta del empleado según la normativa.
Ejemplos de cómo contabilizar un anticipo de una nómina
Te enseño diferentes ejemplos de cómo se hacen los asientos contables de una anticipo de nómina.
Ejemplo 1: Contabilizar un anticipo parcial de una nómina
Supongamos que una empresa concede un anticipo de nómina de 600 € a un empleado que lo solicito.
El asiento contable sería el siguiente:
| Asiento contable anticipo de nómina | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 460 Anticipos de remuneraciones | 600 | |
| 572 Bancos | 600 |
Al final del mes, el salario bruto del empleado es de 3.000 € y se debe descontar el anticipo, el asiento de nómina reflejará esta deducción, junto con el gasto del salario y las deducciones pertinentes obligatorias:
| Asiento contable salarios menos anticipo | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y Salarios | 3.000 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 600 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 400 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 1.400 | |
| 460 Anticipos de remuneraciones | 600 |
| Asiento contable pago de nómina | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 1.400 | |
| 572 Bancos | 1.400 |
Cómo puedes ver ya cancelamos la cuenta 460 Anticipos de remuneraciones, la cuál se descuenta el liquido total que aparece en la cuenta 465 que es el importe que pagaremos a través del banco.
Ejemplo 2: Contabilizar un anticipo total de una nómina
Veamos los asientos contables que debemos realizar en un anticipo de nómina del 100%, donde el anticipo será descontado en las siguientes dos nóminas, el 50% en cada una.
Supongamos que se le concede a un trabajador un anticipo del total de su nómina de 2.000 €.
El registro sería el siguiente:
| Asiento contable anticipo de nómina | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 460 Anticipos de remuneraciones | 2.000 | |
| 572 Bancos | 2.000 |
Cuando llega el día del cobro del primer mes, el salario bruto del empleado es de 2.500 €, y se debe descontar el 50% del anticipo, el asiento de nómina reflejará esta deducción, junto con el gasto del salario y las deducciones pertinentes obligatorias:
| Asiento contable pago primera nómina menos el 50% del anticipo | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y Salarios | 2.500 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 500 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 350 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 900 | |
| 460 Anticipos de remuneraciones | 750 |
| Asiento contable pago de nómina | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 900 | |
| 572 Bancos | 900 |
Cuando llega el día del cobro del segundo mes, con un salario bruto de 2.500 €, y debiendo descontar el 50% restante del anticipo, el asiento de nómina reflejará nuevamente esta deducción, junto con el gasto del salario y las deducciones pertinentes obligatorias:
| Asiento contable pago segunda nómina menos el 50% restante del anticipo | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y Salarios | 2.500 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 500 | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 350 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 900 | |
| 460 Anticipos de remuneraciones | 750 |
| Asiento contable pago de nómina | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 900 | |
| 572 Bancos | 900 |
Contabilizar anticipos de nóminas es un proceso sencillo, siempre debemos tener en cuenta el descontar lo anticipado con la cuenta contable correspondiente y tener por escrito la solicitud y aceptación de la empresa para llevar a cabo la operación.